Pernah mendengar istilah “scan” tapi masih bingung apa maksudnya?
Istilah ini memang sangat umum digunakan, tetapi maknanya bisa berbeda-beda tergantung konteksnya, lho.
Sebab itu, ketahui penjelasan apa itu scan dan contoh penggunaannya di artikel ini, yuk!
Pengertian Scan
Secara umum, scan diartikan sebagai memeriksa, melihat, membaca, atau mengalisis sesuatu dengan cepat dan teliti.
Contohnya, membaca cepat daftar nama untuk mencari nama tertentu, atau mengamati sekeliling ruangan dengan cepat untuk mencari suatu barang.
Sementara dalam konteks teknologi, scan mengacu pada proses mengubah data dari bentuk fisik menjadi bentuk digital.
Proses ini dilakukan oleh perangkat yang disebut scanner.
Objek yang dipindai beragam, seperti selembar kertas, foto, KTP, atau buku diubah menjadi file gambar (JPEG, PNG) atau dokumen digital (PDF).
Nah, kata “scan” dalam bahasa Inggris diambil dari bahasa Latin, yaitu “scandere” yang artinya memanjat atau menaiki.
Hubungannya mungkin terdengar aneh, ya, tetapi maknanya berevolusi melalui puisi.
Dalam analisis puisi Latin klasik, “memindai” (to scan) sebuah baris sajak berarti menganalisis ritmenya dengan menandai suku kata yang bertekanan dan tidak, seolah-olah “memanjat” atau melangkah melalui baris tersebut.
Dari makna “menganalisis baris demi baris” inilah, kata scan berkembang menjadi “memeriksa titik demi titik”, yang kemudian meluas ke makna secara umum maupun teknologi.
Fungsi Utama Scan dalam Kehidupan Sehari-hari
1. Mengubah Dokumen Fisik menjadi Digital
Proses ini disebut juga digitalisasi atau arsip digital.
Melalui proses scan, objek fisik seperti dokumen kertas, foto, kuitansi, atau sertifikat diubah menjadi file digital, misalnya dalam format PDF, JPEG, atau PNG.
Setelah menjadi digital, file tersebut dapat disimpan, dilihat, dan bahkan diedit di komputer, laptop, atau smartphone.
2. Menyimpan Arsip Lebih Aman & Efisien
Saat menyimpan dalam bentuk fisik, dokumen berisiko rusak karena sobek, basah, terbakar, dimakan rayap, atau tintanya pudar.
Nah, dengan mengubahnya menjadi digital, dokumen-dokumenmu lebih terjaga dan aman dari berbagai risiko kerusakan fisik tersebut.
Selain itu, pencarian dokumen juga menjadi sangat cepat.
Kamu tidak perlu lagi membongkar tumpukan map, cukup ketik nama file atau kata kunci di kolom pencarian untuk menemukannya dalam hitungan detik.
3. Mempermudah Pengiriman Data dan Dokumen
Sebelum ada teknologi scan, mengirim fotokopi dokumen harus dilakukan melalui pos atau kurir yang memakan waktu dan biaya.
Sementara kini kamu hanya perlu memindai dokumen dan mengirimkan filenya melalui email, WhatsApp, atau platform lainnya secara instan.
Hal ini sangat membantu untuk:
- Melamar pekerjaan atau mendaftar kuliah;
- Mengirim bukti transaksi;
- Bekerja dari jarak jauh (remote work);
- Berbagi catatan atau materi pelajaran.
4. Digunakan dalam Bisnis, Pendidikan, Kesehatan, dan Pemerintahan
Proses scan digunakan hampir di seluruh lini bidang, contohnya:
- Bisnis & Perkantoran: Memindai faktur, kontrak, dan laporan untuk alur kerja.
- Pendidikan: Mahasiswa memindai bab buku atau catatan untuk dibagikan ke teman-teman sekelasnya. Perpustakaan mendigitalisasi koleksi buku langka.
- Kesehatan: Memindai rekam medis pasien, hasil lab, dan resep untuk Electronic Health Records (EHR). Proses seperti CT Scan dan MRI juga merupakan bentuk scan untuk diagnosis.
- Pemerintahan: Memindai dokumen identitas seperti KTP dan Kartu Keluarga untuk verifikasi data dalam layanan publik, seperti pendaftaran BPJS, pengurusan paspor, dan layanan administrasi kependudukan.
Baca Juga: Buku Agenda Adalah: Fungsi, Jenis, dan Cara Menggunakannya dengan Tepat
Jenis-Jenis Scan Berdasarkan Media dan Tujuannya
1. Scan Dokumen
Jenis scan ini paling umum dan banyak digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi file digital, seperti surat, sertifikat, ijazah, kontrak, faktur, kuitansi, buku, dan dokumen kertas lainnya.
Hasil jenis scan ini biasanya dalam format PDF atau JPEG.
Tujuannya untuk membuat arsip digital, mengirim dokumen via email, dan mengubah dokumen bisa disunting menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition).
2. Scan Foto
Jenis scan ini mengubah foto cetak atau klise film menjadi gambar digital dengan kualitas setinggi mungkin dalam format JPEG, PNG, atau TIFF.
Tujuannya untuk mengamankan foto dari kerusakan fisik (pudar, sobek), restorasi foto lama, dan mempermudah berbagi foto di media sosial atau platform digital lainnya.
3. Scan Barcode & QR Code
Nah, berbeda dari sebelumnya, scan jenis ini tidak menghasilkan file digital, melainkan membaca informasi yang dikodekan dalam sebuah pola visual.
Media yang dipindai berupa stiker barcode pada produk, dan QR Code pada poster, kemasan, atau layar pembayaran.
Memindai barcode membantu mengindentifikasi produk dan harga di sistem kasir. Sementara memindai QR Code diperlukan untuk membuka situs web, menampilkan menu digital, melakukan pembayaran seperti QRIS, verifikasi tiket, atau berbagi informasi kontak.
4. Scan Medis
Teknologi scan juga digunakan dalam dunia kedokteran untuk melihat bagian dalam tubuh manusia tanpa pembedahan. Hasilnya berupa gambar diagnostik digital beresolusi tinggi dalam format DICOM.
Contohnya, CT Scan yang menggunakan sinar-X dari berbagai sudut untuk membuat gambar irisan detail dari tubuh. Berguna untuk mendeteksi tumor, cedera internal, atau masalah tulang.
Ada lagi MRI yang menggunakan medan magnet ntuk melihat jaringan lunak seperti otak, otot, dan ligamen. Serta USG yang menggunakan gelombang suara untuk melihat organ dalam dan memantau kehamilan.
5. Scan 3D
Scan 3D bertujuan untuk merekam data bentuk dan tekstur dari sebuah objek fisik dalam tiga dimensi dengan tujuan membuat model digitalnya.
Objek fisik ini bisa apa pun, mulai dari komponen mesin, patung, bangunan, hingga manusia. Nantinya, hasil pindaiannya berupa file model 3D seperti .OBJ, .STL, atau .PLY yang dapat dimanipulasi di komputer.
Jenis scan ini banyak digunakan untuk reverse engineering, kontrol kualitas produk, pelestarian cagar budaya, pembuatan aset untuk film dan game, serta untuk pencetakan 3D (3D printing).
Alat dan Teknologi yang Digunakan untuk Scan
1. Scanner Flatbed
Alat ini memiliki permukaan kaca datar tempat dokumen diletakkan menghadap ke bawah dan ditutup oleh sebuah penutup.
Saat proses scan dimulai, sensor cahaya akan bergerak di sepanjang kaca untuk menangkap gambar dokumen.
Alat ini cocok untuk memindai foto, dokumen penting, dan buku dengan hasil pindaian berkualitas tinggi mencapai resolusi 4800 dpi.
Namun, kekurangan scanner ini adalah ukurannya yang besar sehingga tidak praktis dibawa-bawa. Selain itu, proses scan-nya sering kali lebih lambat dibanding scanner otomatis.
Contohnya merek Epson Perfection dan Canon CanoScan.
2. Scanner Portable
Seperti namanya, scanner ini didesain agar mudah dibawa bepergian.
Ukurannya kecil, ringan, dan ditenagai oleh baterai atau koneksi USB. Ada yang berbentuk seperti tongkat (wand scanner) yang digerakkan manual di atas dokumen, ada juga yang menarik kertas lembar per lembar.
Hasilnya pun bisa langsung disimpan ke kartu memori atau smartphone dengan cepat.
Cocok untuk profesional yang sering bepergian, mahasiswa, atau siapa pun yang perlu memindai dokumen, seperti kuitansi, catatan, atau kartu nama di luar kantor atau rumah.
Namun, kekurangannya adalah hasil pindaiannya beresolusi lebih rendah dibanding flatbed dan tidak cocok untuk dokumen tebal & berjilid.
Contohnya merek Brother DS-640 dan Fujitsu ScanSnap.
3. Mesin Fotokopi Multifungsi
Mesin ini menggabungkan fungsi printer, fotokopi, scanner, dan terkadang faks dalam satu unit.
Keunggulan utamanya adalah fitur ADF (Automatic Document Feeder), yakni baki yang bisa menampung tumpukan kertas untuk dipindai otomatis.
Cocok untuk lingkungan perkantoran dengan kebutuhan scan volume tinggi. Sangat efisien untuk mendigitalkan laporan, arsip, atau setumpuk dokumen sekaligus.
Kekurangannya, ukurannya besar, harganya lebih mahal, serta membutuhkan perawatan rutin.
Contoh mereknya antara lain HP OfficeJet dan Canon imageCLASS.
4. Aplikasi Smartphone (Google Drive, Adobe Scan, CamScanner)
Hanya dengan menggunkan kamera smartphone dan aplikasi scanner di Play Store/App Store, kamu sudah bisa scan dokumen sendiri.
Aplikasi scanner di smartphone menggunakan algoritma cerdas untuk mendeteksi tepi dokumen, meluruskan perspektif, meningkatkan kontras, dan menyimpannya sebagai file PDF atau JPEG.
Cocok untuk kebutuhan scan yang cepat, mendadak, dan praktis di mana saja saat tidak ada scanner fisik.
Namun, kualitas hasil pindainnya tergantung kamera smartphone dan tidak cocok untuk dokumen yang membutuhkan detail scan tinggi.
Contoh Penggunaan Scan di Berbagai Bidang
1. Perkantoran
Dalam dunia perkantoran, teknologi scan sangat dibutuhkan untuk digitalisasi dokumen. Contohnya, memindai surat, kontrak, dan faktur untuk arsip digital.
Selain itu, penggunaan scan juga sering dibarengi dengan tanda tangan digital (e-Sign) untuk berbagai dokumen yang butuh pengesahan resmi.
2. Pendidikan
Scan juga banyak digunakan dalam dunia pendidikan. Contohnya, guru yang memindai buku pelajaran atau modul untuk dibagikan kepada siswa.
Dalam pembelajaran jarak jauh, misalnya, siswa mengumpulkan tugas tulisan tangan dalam bentuk PDF agar mudah dikirimkan secara online.
Perpustakaan juga sering memindai buku-bukunya, terutama koleksi langka, dengan tujuan supaya mudah diakses siapa saja dan versi fisik dapat disimpan untuk menghindari kerusakan.
3. E-Commerce
Bagi industri e-commerce, scan digunakan untuk verifikasi identitas, seperti memindai KTP dan NPWP untuk registrasi reseller/mitra.
Selain itu, scan juga dibutuhkan dalam proses pengiriman barang, yakni scan barcode resi untuk update status pengiriman.
4. Kesehatan
Seperti yang sudah kita bahas dalam scan medis, teknologi ini juga digunakan untuk diagnosis, administrasi, dan pengelolaan data pasien.
Contohnya, CT Scan, MRI, dan USG untuk diagnosis penyakit, atau pasien mengirim scan hasil pemeriksaan ke dokter via aplikasi.
Baca Juga: Stempel Flash: Pengertian, Kelebihan, dan Cara Membuatnya
Tips Scan agar Hasilnya Berkualitas
1. Gunakan Resolusi yang Sesuai (DPI)
Resolusi menentukan seberapa detail gambar yang ditangkap oleh scanner, diukur dalam DPI (Dots Per Inch).
Semakin tinggi DPI, maka gambar akan semakin detail. Namun, ukuran filenya juga semakin besar. Pilih DPI sesuai dengan jenis dokumenmu, ya.
Kalau bingung, coba pakai standar ini:
- Dokumen Teks Biasa (Surat, Artikel): 200-300 DPI sudah lebih dari cukup. Teks akan terbaca jelas tanpa membuat ukuran file menjadi terlalu besar.
- Dokumen dengan Grafik/Logo: Gunakan 300-400 DPI untuk memastikan detail gambar dan logo tetap tajam.
- Foto Cetak: Gunakan 600 DPI atau lebih tinggi. Resolusi tinggi sangat penting untuk menangkap semua detail halus dan warna pada foto, terutama kalau mau cetak ulang atau diperbesar.
2. Pilih Format File (PDF, JPG, PNG) Sesuai Kebutuhan
Setiap format file memiliki kelebihan dan paling cocok untuk tujuan tertentu, seperti:
- PDF: Gunakan untuk dokumen multi-halaman, seperti kontrak, laporan, formulir, atau e-book. Sebab, PDF dapat menggabungkan banyak halaman dalam satu file dan mempertahankan tata letak asli.
- JPG/JPEG: Gunakan foto dan gambar yang memiliki banyak gradasi warna. JPG menawarkan kompresi yang baik sehingga menghasilkan ukuran file relatif kecil dan ideal untuk dikirim melalui email atau diunggah ke web.
- PNG: Gunakan untuk logo, grafik, atau gambar yang memerlukan latar belakang transparan. Kualitas PNG juga tidak akan menurun meskipun disimpan berulang kali.
3. Pastikan Pencahayaan dan Kebersihan Dokumen
Kondisi fisik dokumen saat memindai sangat memengaruhi hasil akhir, apalagi kalau menggunakan kamera smartphone.
Sebelum memulai, lap permukaan kaca scanner dengan kain lembut bebas serat. Debu, sidik jari, atau noda akan muncul sebagai bintik atau garis pada hasil pindaian.
Pastikan dokumen dalam keadaan rata dan bersih. Lepaskan klip kertas atau staples. Lipatan pada kertas akan menciptakan bayangan dan distorsi yang mengganggu.
Pindai di area yang terang. Hindari bayangan dari tangan atau ponselmu. Hindari menggunakan flash karena dapat menyebabkan pantulan silau pada permukaan dokumen.
4. Gunakan Software Editing Jika Perlu Perbaikan
Jangan ragu untuk melakukan sedikit perbaikan setelah proses scan selesai. Sebagian besar aplikasi scanner modern sudah menyediakan alat editing dasar.
Beberapa editing yang biasanya diperlukan mencakup pangkas area yang tidak perlu (crop), meluruskan dokumen yang miring saat dipindai (rotate), dan menyesuaikan pengaturan kecerarahan & kontras untuk teks yang sedikit pudar.
Nah, setelah membaca artikel ini, kamu sudah tahu apa itu scan dan contoh penggunaannya, kan?
Semoga bermanfaat, ya!
